Audit des contrôles de base

Bureau du contrôleur général - Juin 2016

Pourquoi est-ce important

Aux termes de la Loi sur la gestion des finances publiques, les administrateurs généraux agissent à titre d'administrateurs des comptes de leur ministère ou organisme respectif. En leur qualité d'administrateurs des comptes, les administrateurs généraux ont la responsabilité de veiller à ce que les ressources soient organisées de manière à réaliser les objectifs ministériels conformément aux politiques et aux procédures gouvernementales.

L'audit des contrôles de base fournit aux administrateurs généraux l'assurance que les contrôles de base pour la gestion financière sont efficaces sur le plan organisationnel. En ce faisant, l'audit des contrôles de base éclaire les administrateurs généraux quant au niveau de conformité de leur organisation aux exigences de certaines lois, politiques et directives financières.

À propos du Bureau du commissaire du Centre de la sécurité des télécommunications

Le Bureau du commissaire du Centre de la sécurité des télécommunications (BCCST) a été créé en 1996. Le mandat du commissaire comporte trois fonctions :

1. procéder à des examens concernant les activités du Centre de la sécurité des télécommunications (CST) pour en contrôler la légalité;
2. faire les enquêtes qu'il estime nécessaires à la suite d'une plainte écrite concernant le CST;
3. informer le ministre de la Défense nationale et le procureur général du Canada de toutes les activités du CST qui, de l'avis du commissaire, pourraient ne pas être conformes à la loi.

En 2014-2015, les ressources humaines du BCCST étaient constituées de 10,5 équivalents temps plein^{Note 1}. En outre, les coûts de fonctionnement du BCCST ont totalisé environ 2,19 millions de dollars, y compris les salaires et les avantages sociaux des employés se chiffrant à 1,30 million de dollars ainsi que les coûts de fonctionnement et d'entretien s'établissant à 890 000 $^{Note 2}.

Objectif et portée de l'audit des contrôles de base

Le présent audit avait pour objectif de s'assurer que les contrôles de base de la gestion financière^{Note 3} au sein du BCCST permettent de respecter les exigences clés de certaines lois, politiques et directives financières.

L'audit portait sur des transactions financières, des dossiers et des processus réalisés par le BCCST. Les transactions ont été sélectionnées à partir de l'exercice 2014-2015. Aux fins de l'audit, un échantillon de transactions a été examiné pour chacune des politiques et des directives sélectionnées. L'annexe fournit une liste complète des politiques et des directives visées par l'audit et indique la conformité générale dans les secteurs vérifiés. L'audit a porté sur les coûts de fonctionnement et d'entretien totalisant environ 435 000 $, y excluant les locaux et autres locations ainsi que l'amortissement des immobilisations corporelles. Dans le cadre de l'évaluation de la gouvernance en matière de gestion financière, l'audit a permis de déterminer si un budget avait été dressé et préparé adéquatement, et s'il faisait l'objet de mises à jour régulières; si le mandat et les risques de l'organisation pouvant avoir des répercussions sur cette dernière avaient été considérés lors de l'établissement du budget; et si le budget avait été signé par le dirigeant principal des finances et l'administrateur général.

Conformité aux normes professionnelles

La présente mission d'audit est conforme aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

Constatations et conclusions de l'audit

Les contrôles de base de la gestion financière relatifs aux transactions vérifiées au sein du BCCST ont permis de conclure à une conformité partielle aux exigences clés contenues dans cinq des neuf politiques, directives^{Note 4} et lois correspondantes qui ont été vérifiées. Le BCCST ne se conformait pas aux exigences clés énoncées dans les quatre autres politiques et directives vérifiées.

Des lacunes ont été identifiées sur le plan de la conformité aux exigences propres à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor et dans les grands secteurs de conformité que sont la documentation et l'approbation des politiques et des directives vérifiées.

Marchés^{Note 5}

Résultats de l'audit au titre des marchés passés en vertu de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor :

L'outil d'approvisionnement approprié n'était pas toujours choisi et utilisé en conformité avec ses modalités. De plus, une copie de chaque contrat ou commande subséquente n'avait pas toujours été conservée au dossier, et les modifications au contrat n'étaient pas toujours justifiées et fondées adéquatement.

Résultats de l'audit au titre des marchés passés en vertu des autorisations spéciales du BCCST :

L'outil d'approvisionnement approprié n'était pas toujours choisi et utilisé en conformité avec ses modalités. De plus, la personne ayant approuvé les marchés et les modifications ne possédait pas toujours le pouvoir délégué approprié, et les divulgations proactives des marchés d'une valeur de plus de 10 000 $ ne figuraient pas sur le site Web du BCCST.

Documentation

En ce qui a trait à la gouvernance de la gestion financière, aucune preuve écrite n'établissait que les risques avaient été pris en compte pour établir le budget. De plus, aucune preuve écrite ne laissait supposer que les pouvoirs délégués étaient examinés chaque année. Dans le cas des cartes d'achat, les dossiers ne comportaient pas de documents étayant l'approbation, l'émission, les conditions d'utilisation, et la reconnaissance par le détenteur de carte de ses responsabilités. Pour ce qui est des avances comptables, aucun document n'a été fourni pour établir que l'autorité appropriée avait délégué la responsabilité du fonds des avances comptables au dépositaire des fonds et que ce dernier avait accepté lesdites responsabilités. En ce qui concerne les déplacements gouvernementaux, un établissement d'hébergement dont les tarifs dépassent la limite de la ville avait parfois été sélectionné sans justification au dossier. De plus, l'engagement des dépenses n'était pas toujours appuyé au moyen de documents complets.

Approbation

En ce qui a trait à la gouvernance de la gestion financière, le budget n'était pas approuvé formellement par le dirigeant principal des finances et l'administrateur général. Des lacunes ont été relevées dans la délégation des pouvoirs de signature en matière financière, puisque les cartes de spécimen de signature n'étaient ni validées ni approuvées par une personne dûment autorisée et ne comportaient pas de date d'entrée en vigueur. Dans le cas des cartes d'achat, le détenteur de carte a procédé à la vérification de compte des achats effectués, ce qui établit l'existence d'une lacune dans la répartition des tâches.

Recommandations

Le BCCST devrait veiller à ce que :

1. tous les spécimens de signature soient validés et approuvés par une personne dûment autorisée, qu'ils comportent une date d'entrée en vigueur et que la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses soit assujettie à un examen annuel officiel et mise à jour, si nécessaire;
2. le budget soit signé par le dirigeant principal des finances et par l'administrateur général au début de l'exercice; et que les dossiers renferment des preuves que les risques du ministère ont été pris en compte dans la préparation du budget;
3. la documentation soit conservée au dossier pour les cartes d'achat afin de justifier leur émission, leur approbation, leur modification et leurs conditions d'utilisation, et pour reconnaître les obligations du détenteur de la carte d'achat;
4. la responsabilité du fonds des avances comptables soit officiellement déléguée par le gestionnaire du centre financier au dépositaire, qui doit reconnaître par écrit les responsabilités connexes;
5. les processus opérationnels soient améliorés et exécutés de façon consistante, conformément à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor, et que la documentation soit conservée dans les dossiers;
6. les processus opérationnels soient améliorés et exécutés de façon consistante, conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, et que la documentation soit conservée dans les dossiers;
7. l'engagement des dépenses soit dûment documenté et que les engagements soient établis et saisis dans le système financier, à la valeur attendue; et
8. à l'égard des cartes d'achat, la vérification des comptes ne soit pas effectuée par le détenteur de la carte.

Plan d'action de la direction

Des discussions ont eu lieu avec l'administrateur général du BCCST et le Comité de vérification des petits ministères au sujet des résultats de l'audit et du plan d'action de la direction. Le Bureau du contrôleur général du Canada assurera le suivi de la mise en œuvre du plan d'action de la direction.

Annexe : Politiques et directives examinées