Plan d'action de la direction

Le BCCST a examiné l'objectif et la portée, les constatations et la conclusion, les recommandations et les taux de conformité globale déterminés par la vérification. Le plan d'action de la direction établit les mesures planifiées destinées à donner suite aux recommandations de la vérification qui, selon le BCCST, représentent l'état final souhaité. La mise en œuvre de ces recommandations renforcera davantage les processus et accroîtra la documentation existante au sein du bureau.

Cependant, bien que les recommandations représentent un état final souhaitable, le BCCST ne souscrit pas à près de la moitié des constatations; nous pensons que certaines d'entre elles ne sont pas corroborées par les faits. En particulier, le BCCST est en désaccord avec les constatations ainsi que les conclusions et les taux de conformité globale qui en découlent pour ce qui est de la Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière et de la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses. Le Plan d'action de la direction explique les raisons de nos désaccords et répond aux recommandations qui renforceront davantage les processus et amélioreront la documentation au sein du bureau.

En ce qui concerne la Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière qui traite de la gestion financière et de la gérance des ressources publiques, la vérification a utilisé un seul critère pour évaluer une seule exigence alors que la politique en comprend plus de trente. Le fait d'attribuer ainsi un taux de conformité globale de « non respecté » pour la Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière est injustifiable et trompeur. À l'opposé, pour la Directive sur les avances comptables qui concerne les 300 $ du fonds de petite caisse, la vérification a utilisé six critères pour évaluer six des huit exigences de la directive pour aboutir à un taux de conformité de « partiellement respecté ».

Approbation du Plan d'action de la direction par l'entité faisant l'objet de la vérification

L'honorable Jean-Pierre Plouffe
Commissaire
Bureau du Commissaire du Centre de la sécurité des télécommunications

Le 8 juillet, 2016

Recommandations Priorité Réaction et mesures planifiées Responsabilités (poste responsable de la mesure) Échéance

1. Le BCCST doit s'assurer que :

  • Toutes les cartes de spécimen de signature sont validées, approuvées par une autorité compétente et qu'elles ont une date d'effet.
     

Moyenne     

Réponse : Accord.

Toutes les signatures ont été authentifiées conformément à la directive. Ces signatures sont celles de personnes occupant des postes désignés dans le document de délégation qui établit les pouvoirs. Le signataire autorisé peut être identifié dans tous les cas.

    
  • Les pouvoirs financiers délégués sont examinés officiellement chaque année et mis à jour au besoin.
     		        La vérification portait sur l'exercice financier 2014-2015. En août 2014, toutes les délégations ont été examinées avant la soumission du document de délégation au ministre nouvellement nommé aux fins d'approbation. En outre, cinq sous-délégations concernant les pouvoirs de signer des documents financiers ont été accordées durant l'exercice financier 2014-2015 à la suite d'un examen des pouvoirs existants et de la détermination d'un besoin de changement.    
Mesures prévues :    
Les cartes de spécimen de signature ont été validées, approuvées par une autorité compétente et elles ont une date d'effet. Adjoint au dirigeant principal des finances (ADPF) Terminé Janvier 2016
Les pouvoirs financiers délégués ont été examinés et mis à jour au besoin lors de la nomination de nouveaux ministres en juin et décembre 2015. ADPF Terminé Juin 2015 et janvier 2016
Les pouvoirs financiers délégués seront officiellement examinés chaque année si aucun autre examen n'a été réalisé durant l'exercice financier. (Rappel dans le calendrier Outlook) ADPF Déc. 2016
Le Manuel des directives administratives sera mis à jour afin de refléter le format des cartes de spécimen de signature ainsi que les exigences relatives à la datation, à la validation et à l'approbation. ADPF Juin 2016

2. Le BCCST doit s'assurer que :
Le budget est signé par le dirigeant principal des finances et l'administrateur général au début de l'exercice financier, et une preuve documentée atteste que les risques ministériels ont été pris en compte pour l'établissement du budget.     

Moyenne     

Réponse : Accord.

Le budget principal est signé par le dirigeant principal des finances (DPF) et présenté durant une réunion d'information à l'administrateur général et au ministre avant le début de l'exercice financier. Le budget principal comprend le rapport des articles courants, soit le budget pour le bureau.

    
Mesures prévues :    
Le rapport des articles courants du budget principal 2016-2017, constituant le budget, a été imprimé et signé par l'administrateur général et le DPF. ADPF Terminé Déc. 2015
Les rapports financiers mensuels présentés au DPF et discutés avec lui sont désormais signés et datés par celui-ci. ADPF Terminé Août 2015
Le budget 2016-2017 a été établi, le financement a été jugé suffisant, les risques relatifs au budget ont été pris en compte, jugés négligeables, et une note à cet effet a été signée et approuvée par l'administrateur général, le DPF et l'ADPF.Si la situation opérationnelle devait changer durant l'exercice et que le budget devait être révisé, les détails exigeant une révision seront documentés et signés/approuvés. ADPF Terminé Déc. 2015
Le Manuel des directives administratives sera mis à jour (section « Gestion financière ») afin d'intégrer les exigences relatives à l'établissement et aux révisions du budget annuel. ADPF Juin 2016

3. Le BCCST doit s'assurer que la documentation pour les cartes d'achat est conservée au dossier afin d'avoir une preuve de l'émission, des approbations, des modifications et des conditions d'utilisation relatives aux cartes d'achat, ainsi que la reconnaissance des responsabilités des détenteurs de carte d'achat.   

Faible   

Réponse : Accord.

    
Mesures prévues :    

Les documents appropriés relatifs à la délivrance, à l'utilisation et à la reconnaissance ont été versés au dossier, notamment :

  • l'autorisation du DPF;

  • la reconnaissance des responsabilités signée par les détenteurs de carte; et

  • la ligne directrice interne relative aux cartes d'achat qui a été élaborée.

Gestionnaire des services internes

Février 2016
Le Manuel des directives administratives sera mis à jour afin d'y intégrer une section sur les cartes d'achat comprenant la ligne directrice relative aux cartes d'achat. Gestionnaire des services internes Juin 2016

4. Le BCCST doit s'assurer que la responsabilité des avances comptables est officiellement déléguée par le gestionnaire de centre financier au dépositaire qui doit reconnaître par écrit les responsabilités associées.   

Faible   

Réponse : Accord.

    
Mesures prévues :    

Les documents appropriés relatifs à la délégation des fonds et aux responsabilités du dépositaire ont été versés au dossier, notamment :

  • l'autorisation de l'administrateur général; et

  • la ligne directrice du BCCST et le document de reconnaissance des responsabilités signé par le dépositaire.

Gestionnaire des services internes

Février 2016
Le Manuel des directives administratives sera mis à jour afin d'y intégrer la ligne directrice du BCCST sur les avances comptables. Gestionnaire des services internes Juin 2016

5. Le BCSST doit s'assurer que les processus opérationnels sont améliorés et effectués de façon constante conformément à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor, et que les documents sont conservés dans les dossiers afin de faire en sorte que :

  • Les dossiers des marchés octroyés par les voies non concurrentielles comportent une justification liée à l'utilisation d'un marché à fournisseur unique, conformément à l'article 6 du Règlement sur les marchés de l'État;
  • L'analyse visant à obtenir le meilleur rapport qualité-prix soit effectuée et que les documents justificatifs soient conservés au dossier;
  • Les modes de passation de marchés appropriés soient retenus et utilisés conformément à leurs modalités propres;
  • Une copie de chaque marché ou commande subséquente soit conservée au dossier;
  • Les marchés et les modifications au marché soient signés par une personne détenant les pouvoirs délégués pertinents (concerne exclusivement les marchés passés sous l'autorité du Commissaire);
  • Les modifications aux marchés soient justifiées et documentées de façon appropriée;
  • Les divulgations proactives des marchés d'un montant supérieur à 10 000 $ soient publiées sur le site Web du BCCST (concerne exclusivement les marchés passés sous l'autorité du Commissaire).
    

Élevée    

Réponse : Accord partiel

Les marchés passés sous l'autorité législative du Commissaire ont été contestés par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Ce problème juridique doit encore être résolu. En attendant la résolution de cette question, le bureau ne s'attachera à régler que les recommandations qui concernent les marchés passés aux termes de la Politique sur les marchés et non les marchés passés sous l'autorité législative du Commissaire.

    
Mesures prévues :    

Les processus d'approvisionnement liés à la passation des marchés seront examinés et mis à jour, notamment :

  • L'élaboration de feuilles de route de l'approvisionnement;
  • L'élaboration d'un sommaire d'instruments d'approvisionnement;
  • Le rapprochement entre fournisseurs et instruments d'approvisionnement;
  • L'élaboration d'une ligne directrice pour l'approvisionnement non concurrentiel;
  • L'élaboration de critères relatifs au meilleur rapport qualité-prix et à la justification du recours à un fournisseur unique; et
  • L'élaboration d'une liste de contrôle pour la préparation des marchés et la vérification du contenu des fichiers.

Gestionnaire des services internes/ADPF

En cours. Mise à jour de tous les processus achevée d'ici juin 2016

Les documents appuyant le marché durant son cycle de vie, y compris, au besoin, la justification du recours à un fournisseur unique, l'analyse du meilleur rapport qualité-prix et les modifications, seront versés au dossier.

Avant la vérification, les marchés renouvelables (avec année d'option) qui ont fait l'objet de constatations relatives aux modifications des marchés en lien avec la justification et la corroboration ont été annulés.

Gestionnaire des services internes/ADPF

Avril 2016
Le Manuel des directives administratives sera mis à jour afin de refléter les lignes directrices, les critères, les feuilles de route et les processus d'approvisionnement. Le Manuel comprendra également les procédures concernant l'administration des dossiers des marchés. Gestionnaire des services internes/ADPF Juin 2016

6. Le BCCST soit s'assurer que les processus opérationnels sont améliorés et toujours suivis conformément à la Directive sur les voyages, et que la documentation est conservée dans les dossiers afin de faire en sorte que :

  • Une période de repos convenable pendant un voyage soit justifiée et documentée dans le dossier de voyage;
  • L'hébergement soit choisi à partir de la liste préapprouvée de fournisseurs offrant le tarif du gouvernement ou dans les limites de tarifs de la ville, et que toutes les exceptions soient justifiées et documentées dans le dossier de voyage;
  • Toutes les dépenses de voyage des hauts fonctionnaires fédéraux désignés aient fait l'objet d'une divulgation proactive.
     

Élevée     

Réponse : Accord.

    
Mesures prévues :    

Les pratiques de voyage feront en sorte que les frais de voyage restent justes et raisonnables. Toute dérogation à la Politique sur les voyages du Conseil national mixte sera justifiée, documentée et la justification sera conservée dans les dossiers.

Gestionnaire des services internes

Janvier 2016
Les voyages sont organisés afin de permettre une période de repos convenable, comme l'exige la Politique sur les voyages. La convenance du repos est examinée pour chaque demande de voyage dans laquelle une période de repos est demandée. Toutes les demandes seront entièrement documentées dans le dossier de voyage Gestionnaire des services internes Janvier 2016

La sélection de l'hébergement se fait et se fera en utilisant les répertoires gouvernementaux des hôtels au moment de déterminer le coût, l'emplacement et le type de logement. Les exceptions seront justifiées et documentées dans le dossier de voyage.

 Gestionnaire des services internes Janvier 2016
Depuis que le bureau a commencé à divulguer les frais de déplacement pour la période commençant le 2 juin 2014, tous les frais de déplacement des hauts fonctionnaires fédéraux désignés ont fait l'objet d'une divulgation proactive ADPF Terminé Juin 2014
7. Le BCCST doit s'assurer que l'engagement des dépenses est correctement documenté et que les engagements sont établis et correctement entrés dans le système financier d'après la valeur prévue.    Élevée    Réponse : Accord.    
Mesures prévues :    

Le processus d'engagement des dépenses sera documenté. Les engagements seront établis et entrés dans le système financier du ministère à mesure qu'ils seront créés durant l'exercice financier 2016-2017.

Les changements en cours comprennent :

  • Un tampon encreur d'engagement des dépenses pour tous les documents relatifs à l'engagement afin de s'assurer que l'approbation et la datation sont documentées; et
  • Des seuils pour l'établissement des engagements qui seront fondés sur un seuil de signification (500 $).

Les engagements sont, et continueront d'être, consignés d'après la valeur prévue.

ADPF

Avril 2016
Le Manuel des directives administratives sera mis à jour afin de répondre aux exigences de documentation concernant l'engagement des dépenses. ADPF Juin 2016
8. Le BCCST doit s'assurer que les vérifications des comptes des cartes d'achat ne sont pas effectuées par les détenteurs de celles-ci.    Élevée    Réponse : Accord.    
Mesures prévues :    

Les détenteurs de cartes d'achat n'effectueront pas la vérification des comptes pour les dépenses qu'ils auront effectuées au moyen de leur propre carte.

Gestionnaire des services internes

Achevé en décembre 2015
Le Manuel des directives administratives sera mis à jour afin de répondre aux exigences de vérification des comptes concernant les cartes d'achat. Gestionnaire des services internes Juin 2016
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