Méthodologie

Cibler les risques pour la légalité et la vie privée

Pour élaborer un processus solide de sélection des examens, il est important de cerner les activités, les pratiques et les procédures qui risquent de compromettre le respect de la loi par le CSTC. Par exemple, il arrive que mon équipe repère des risques éventuels à partir d'examens des activités du CSTC qui sont terminés ou en cours ou lors des séances d'information que donne l'organisme. En outre, le CSTC peut lui­même détecter des risques éventuels.

Lorsque j'évalue des sujets pouvant faire l'objet d'un examen, je demande à mon équipe de se pencher sur des questions comme : à quel point le CSTC est­il exposé au risque d'activités illégales dans ce secteur et quelle est la probabilité que cela survienne? Et si cela survient, quelle en est l'incidence négative probable?

Par ailleurs, en 2008–2009, mon équipe a défini des critères détaillés permettant d'établir l'ordre de priorité dans lequel il examinera les risques éventuels. Ces critères, qui font continuellement l'objet d'améliorations, sont notamment les suivants : des modifications importantes des pouvoirs conférés par la loi; des modifications de la technologie; le fait qu'un secteur n'ait jamais fait l'objet d'un examen approfondi ou qu'il n'ait pas été examiné au cours des quatre dernières années; le suivi d'une recommandation faite auparavant; et des problèmes qui surviennent dans le domaine public.

Caractéristiques d'un bon examen

Dans le cadre d'un examen, mon personnel examine tous les dossiers, fichiers, correspondance et autres documents écrits et électroniques se rapportant à l'activité en question. Il s'entretient avec les gestionnaires et les employés du CSTC qui ont participé aux activités visées par l'examen et se rend dans les locaux de l'organisme afin de procéder à des vérifications, y compris celles de ses bases de données. Les résultats de l'examen sont présentés au CSTC qui, dans la plupart des cas, prend des mesures afin de renforcer son respect de la loi ou des politiques.

À mon avis, un aspect très important de chaque examen des activités du CSTC est de faire en sorte que toutes les constatations, conclusions et recommandations de mon bureau soient étayées par des preuves solides. Autrement dit, chaque élément recueilli doit être directement pertinent, reproductible et valable.

Pertinent : il existe une relation claire et logique entre les renseignements obtenus et les objectifs et critères de l'examen. Si les renseignements ne sont pas pertinents, ils ne peuvent être utilisés comme preuve; reproductible : il est probable qu'on obtiendrait les mêmes résultats si toutes les étapes de l'examen étaient répétées; valable : l'information est bien ce qu'elle est censée être relativement à son contenu, à son origine et au moment où elle a été recueillie. En général, la preuve recueillie est suffisante lorsqu'on a assez d'éléments pour convaincre une personne raisonnable de la validité des observations et des conclusions de l'examen et de la pertinence des recommandations. Pour décider si le poids de la preuve est globalement suffisant, je dois tenir compte de la qualité de la preuve recueillie et du coût lié à l'obtention d'éléments supplémentaires par rapport aux avantages qu'ils apporteraient.

Formulation des conclusions et des recommandations

La comparaison de la preuve recueillie aux critères de l'examen préalablement établis débouche sur la formulation de conclusions et de recommandations utilisables. Les conclusions permettent de confirmer si l'examen a satisfait aux critères, ou, si ce n'est pas le cas, de révéler le niveau, la nature et l'importance des écarts observés. Le processus d'évaluation de la preuve recueillie au regard des critères est fondé sur des questions telles que : les conclusions sont­elles à la hauteur des attentes et des critères de l'examen? S'il y a une lacune, quelle en est la cause? Quelles en sont les conséquences probables? Peut­on corriger la situation?